Como controlar o estoque de uma locadora: disponível, locado e em manutenção
Acompanhe quantidades disponíveis, locadas e em manutenção no mesmo fluxo das locações, sem um segundo controle em planilha.
Por Equipe Gestão LocarWeb · Revisado por DR Soluções Digitais
Resposta direta
O estoque útil de uma locadora é a soma das unidades que podem sair, das que estão em contrato e das que estão paradas na oficina. A Gestão LocarWeb atualiza esses três números, por filial, quando a equipe registra locação, devolução ou manutenção — o atendimento consulta a mesma posição que o estoque e a oficina.
Estoque de locadora não é só quantidade física
Contar as unidades no pátio não responde se o atendimento pode confirmar uma retirada. Parte do saldo pode estar em contrato, em manutenção ou em outra filial. O número que importa no balcão é o que ainda pode sair naquela unidade, naquele momento.
A planilha atrasa porque retirada, devolução e oficina atualizam o mesmo item em horários diferentes. Quando cada área tem a própria cópia, o saldo físico e o saldo prometido deixam de coincidir.
- Quantidade física por filial, não um total da empresa misturado.
- Unidades comprometidas em locação ativa.
- Unidades bloqueadas na manutenção.
- Histórico da movimentação que alterou o saldo.
Os três estados que a equipe precisa ver juntos
Na operação de locação, o saldo se divide em três posições. Elas precisam aparecer lado a lado: se só o total estiver visível, o atendimento volta a perguntar no WhatsApp se o item “está mesmo lá”.
Compra, venda e ajuste também movimentam o estoque. Eles alteram a quantidade física, mas não substituem os estados da locação — não são um quarto status de contrato.
- Disponíveis: unidades que o atendimento pode comprometer em uma nova locação.
- Locadas: unidades em contrato, ainda não devolvidas.
- Em manutenção: unidades indisponíveis enquanto a oficina não libera.
- Compra, venda e ajuste: entradas e saídas que corrigem o saldo físico, com registro no histórico.
Como a Gestão LocarWeb atualiza cada estado
A plataforma não pede um segundo lançamento no estoque depois da locação. A própria operação gera a movimentação: o mesmo registro que confirma a saída atualiza disponível e locado na filial responsável.
O histórico guarda origem, quantidade, saldo depois da movimentação e se a alteração veio de locação, devolução, manutenção, retorno da oficina, compra, venda ou ajuste.
- Locação: reduz disponível e aumenta locado.
- Devolução: reduz locado e devolve ao disponível, ou encaminha para manutenção quando há avaria.
- Manutenção: bloqueia a unidade até a liberação da oficina.
- Retorno de manutenção: devolve a unidade ao disponível.
- Consulta e relatórios usam o saldo da filial, não um total genérico.
Quando o item volta a ficar disponível
Disponível não é um botão solto. A unidade só volta ao atendimento depois da conferência na devolução ou da liberação da manutenção, e somente se o produto não estiver inativo.
O indicador cadastral do produto (disponível, indisponível ou inativo) acompanha esse saldo. Indisponível significa que não há quantidade livre — está locada, em manutenção ou zerada — e não um cadastro paralelo em outra planilha.
- Conferência na devolução antes de liberar o item.
- Liberação formal da manutenção.
- Produto ativo no cadastro.
- Saldo disponível maior que zero na filial.
Perguntas relacionadas
- • Qual a diferença entre saldo físico e quantidade disponível?
- • O que acontece com o estoque quando o equipamento vai para manutenção?
- • O controle de estoque é separado por filial?
Fontes e referências
Leve esse processo para uma gestão integrada
Veja como a Gestão LocarWeb organiza esse fluxo dentro da plataforma.